Eine stetige Aufgabe der VIF ist es, für die uns anvertrauten Menschen (Mitarbeiter wie Kunden) ein gesundes Umfeld zu schaffen. Hierzu gehört auch die Förderung einer offenen und wertschätzenden Kommunikationskultur, in der auch sensible und sperrige Themen direkt und ohne Angst vor negativen Konsequenzen, kommuniziert werden können. Dies liegt schon im ureigensten Interesse der VIF, weil nur dadurch etwaige Fehlentwicklungen erkannt, besprochen und - wenn erforderlich - behoben werden können.
Es stehen hierfür bereits viele Wege zur Verfügung, für den Fall, dass jemanden ein Thema beschäftigt und er einen Austausch dazu wünscht: Der Kollegenkreis, die Vorgesetzten, der Vorstand, die Geschäftsführung für den operativen sozialen Bereich, der Betriebsrat usw.
Wichtig: diese Wege bleiben nach wie vor bestehen und es ist ausdrücklich gewünscht, diese weiterhin zu nutzen.
Die Einrichtung rund um den Hinweisgeberschutz und die dafür bereit gestellten Meldekanäle dienen ausschließlich der Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen zu tatsächlichen oder vermeintlichen Verstößen gegen Gesetze, nationale Bestimmungen und sämtliche unternehmensinterne Regelungen (z. B. Verhaltensrichtlinien, Betriebsvereinbarungen).
Konkrete Beispiele hierzu können Sie der Information G) Beispiele melderelevanter Verstöße entnehmen.
Das Hinweisgebersystem ist nicht für allgemeine Beschwerden bzw. als Kummerkasten gedacht, auch sollten die Meldungen eine Wesentlichkeitsschwelle nicht unterschreiten z. B. Bagatellschäden (z. B. Mitnahme eines VIF-Kugelschreibers) sind nicht Gegenstand des Hinweisgebersystems.
Jede hinweisgebende Person die in Gutem Glauben auf mögliche Verstöße hinweist, steht unter besonderem Schutz. D. h. sie wird vor etwaigen Vergeltungsmaßnahmen, deren Androhung oder bereits auch dem Versuch einer Durchführung von vergeltenden Maßnahmen bewahrt.
Vergeltungsmaßnahmen wären Handlungen und Unterlassungen im Zusammenhang mit einer beruflichen Tätigkeit, die eine Reaktion auf eine Hinweisgebermeldung oder eine Offenlegung einer solchen Meldung sind und durch die der hinweisgebenden Person ein ungerechtfertigter Nachteil entsteht oder entstehen kann.
Guter Glaube:
Die Hinweise müssen im Guten Glauben erfolgen, d. h. wenn die hinweisgebende Person hinreichenden Grund zur Annahme hat, dass die von ihr gemeldete Information zum Zeitpunkt der Übermittlung der Wahrheit entsprachen, erfolgt dies im Guten Glauben und der Hinweisgeber ist geschützt.
Vermutungen über melderelevante Sachverhalte können mitgeteilt werden, müssen jedoch als solche ersichtlich sein. D. h. wenn der Hinweisgeber eine Vermutung mitteilt, oder auch lediglich eine Wertung bzw. sich in seiner Meldung auf Aussagen anderer Personen bezieht, dann muss das auch als solches bezeichnet bzw. benannt werden – und darf nicht als Tatsache dargestellt werden.
In keinem Fall dürfen unwahre Sachverhalte gemeldet werden. Bei wissentlich oder grob fahrlässig gemachten, falschen oder irreführende Meldungen sind die Hinweisgeber nicht geschützt.
In solchen Fällen kann die hinweisgebende Person strafrechtlich zur Verantwortung gezogen werden und muss ggf. auch Wiedergutmachung eines Schadens leisten, wenn sie wider besseren Wissens z. B. unwahre Tatsachen über andere Personen behauptet.
Jeder hinweisgebenden Person sichern wir eine besondere vertrauliche Behandlung zu.
Das bedeutet: die Identität der hinweisgebenden Person wird keiner anderen Person offengelegt als denjenigen, die für die Entgegennahme von Hinweisen bzw. für die Durchführung von etwaigen Folgemaßnahmen zuständig sind.
Bei der VIF ist dies in erster Linie der Hinweisgeberschutzbeauftragte. Dieser hat sich im Rahmen einer verbindlichen Erklärung zur besonderen Vertraulichkeit verpflichtet. Für Zuwiderhandlungen ist eine Geldstrafe für den Hinweisgeberschutzbeauftragten möglich. Dieser Schutz gilt in gleichem Maße für die Identität der Personen, die Gegenstand der Meldung sind oder die Personen, die in der Meldung genannt werden.
Die Weitergabe von Identitäten unterliegt strengen Maßgaben.
Nur in folgenden Fällen dürfen Informationen über die Identität der Hinweisgeber oder sonstige Umstände die Rückschlüsse über die Identität dieser Person erlauben, weitergegeben werden:
- In Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden
- In Verwaltungsverfahren aufgrund einer Anordnung einschließlich verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren
- Aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung.
In diesen Fällen wird die hinweisgebende Person vorab informiert, außer die Strafverfolgungsbehörde, die zuständige Verwaltungsbehörde oder das jeweilige Gericht untersagen dies, weil dadurch Ermittlungen, Untersuchungen oder Gerichtsverfahren gefährdet werden würden.
Die Identität der hinweisgebenden Person oder die Information über sonstige Umstände die Rückschlüsse auf ebendiese ermöglichen, dürfen auch weitergegeben werden bei:
- Einwilligung der hinweisgebenden Person
- Erforderlichkeit von Folgemaßnahmen
Informationen, die die Identität von Personen, die mittelbar oder unmittelbar Gegenstand einer Meldung sind bzw. genannt werden dürfen nur in folgenden Fällen weitergegeben werden:
- Vorliegen einer diesbezüglichen Einwilligung
- Notwendigkeit, um Folgemaßnahmen treffen zu können
- Notwendigkeit im Rahmen interner Untersuchungen durch den Hinweisgeberschutzbeauftragten
- Verlangen der Strafverfolgungsbehörden
- Anordnung in einem Verwaltungsverfahren
- Bei einem verwaltungsbehördlichem Bußgeldverfahren
- Gerichtliche Entscheidung
Hinweisgebersschutzbeauftragter der VIF:
Thomas Korntheuer, (Compliance Officer TÜV)
bestellt am 17.12.2023
Meldekanäle für Hinweisgeber:
Internet: vif-selbstbestimmt-leben.de/kontakt/hinweisgeber
E-Mail: hinweisgeber@vif-selbstbestimmt-leben.de
Post: VIF e. V., Hinweisgeberschutz, Klenzestraße 57 c, 80469 München
Telefon: 089 309 04 86 10
Persönlich: nach Terminvereinbarung per E-Mail an die o.g. Adresse.
Wir begrüßen ausdrücklich die Meldung von folgenden Vorkommnissen (keine vollständige Aufzählung):
Verstöße gegen Strafvorschriften jeglicher Art, z. B.:
Korruption/Bestechung z. B. Anbieten, Annahme von Geld, Waren, Dienstleistungen
Betrug jedwede Form, auch nicht zugunsten der VIF, z. B. durch erhöhte Abrechnungen
Geldwäsche oder Veruntreuung von Geldern
Diebstahl v.a. systematisch oder jenseits von Bagatellgrenzen)
Sachbeschädigung (v.a. vorsätzlich)
Gewalttaten (auch Androhung von Gewalttaten)
Illegale Substanzen (rechtswidriger Handel, unerlaubter Gebrauch)
Weitergabe von Betriebsgeheimnissen
Geschäftsschädigendes Verhalten das den Ruf oder dem Betrieb der VIF schadet
Missachtung der Betriebsregeln und Verhaltensrichtlinien der VIF
Datenschutzvergehen und Verschwiegenheitsverletzungen
z. B. Verbreitung von Patientendaten
Verstöße gegen das Hinweisgeberschutzgesetz
v.a. Benachteiligung und Bedrohung von Hinweisgebern oder vermeintlichen Hinweisgebern
Verschleierung
z. B. Versuche Beweise für die o.g. Delikte zu vernichten
Beispiele nicht melderelevanter Verstöße
Bagatellschäden (z. B. Mitnahme eines VIF-eigenen Kugelschreibers für den privaten Gebrauch)
Allgemeine Beschwerden die nicht im Sinne des Hinweisgeberschutzes zu behandeln sind (z. B. Gehaltsthemen, Beschwerden über Arbeitsorganisation, Klagen über Arbeitsklima usw.)
VIF - Vereinigung Integrations-Förderung e.V.
